Werbungskosten bei Vermietung: Liste mit Beispiel

Werbungskosten bei Vermietung sind alle Ausgaben, die Sie haben, um Mieteinnahmen zu erzielen (§ 9 Abs. 1 EStG), und diese Liste zeigt, welche davon bei privaten Vermietern typischerweise anfallen. Das Gesetz zählt nur einige Beispiele auf, eine abschließende Liste gibt es nicht. Die Posten sind danach sortiert, ob sie sofort abziehbar sind, verteilt werden, über die Abschreibung wirken oder gar nicht abziehbar sind. Am Ende steht ein durchgerechnetes Beispiel für eine Eigentumswohnung.

Vorweg: Das ist keine Steuerberatung. In welche Zeile der Anlage V ein Betrag gehört, steht nicht hier, sondern in Anlage V 2025 mit Excel vorbereiten.

Drei Grundregeln vorab

• Abgezogen wird im Jahr der Zahlung. Maßgeblich ist, wann das Geld abfließt, nicht das Rechnungsdatum (§ 11 Abs. 2 EStG). Ausnahmen sind die Abschreibung und Kosten, die Sie freiwillig verteilen. Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen kurz vor oder nach dem Jahreswechsel gibt es eine Sonderregel (§ 11 Abs. 2 Satz 2 EStG).
• Es gibt keine Pauschale. Einen Werbungskosten-Pauschbetrag gibt es für Arbeitnehmer und einige andere Einkünfte, für Vermietung nicht (§ 9a EStG). Jede Ausgabe müssen Sie einzeln belegen können.
• Private Vermieter setzen in der Regel Bruttobeträge an. Die Vermietung von Wohnungen ist umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 12 UStG), ein Vorsteuerabzug ist damit ausgeschlossen. Die Umsatzsteuer auf Rechnungen gehört dann zu den Kosten (§ 9b Abs. 1 EStG). Für einige Grenzen, etwa die 800 € bei geringwertigen Wirtschaftsgütern, zählt trotzdem der Nettobetrag.

Die Liste: sofort abziehbare Werbungskosten

Finanzierung

• Schuldzinsen für das Darlehen, mit dem Sie die Wohnung gekauft, gebaut oder renoviert haben (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 1 EStG). Nur die Zinsen, nicht die Tilgung.
• Geldbeschaffungskosten: Notar- und Grundbuchkosten für die Grundschuld, Bearbeitungsgebühren der Bank, Bereitstellungszinsen.
• Disagio (Damnum), soweit es marktüblich ist. Die Finanzverwaltung geht davon aus, wenn bei einer Zinsfestschreibung von mindestens 5 Jahren höchstens 5 % Disagio vereinbart sind (BMF vom 20.10.2003, Rn. 15). Liegt es darüber, wird es in der Regel auf den Zeitraum der Zinsfestschreibung verteilt.

Laufende Kosten des Objekts

• Grundsteuer, Gebühren für Wasser, Abwasser, Müll und Straßenreinigung (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 2 EStG)
• Versicherungen für das Gebäude: Wohngebäude-, Haftpflicht-, Glasversicherung
• Heizung, Allgemeinstrom, Hausreinigung, Gartenpflege, Schornsteinfeger, Wartungen
• Hausgeld bei Eigentumswohnungen, aber nur die Teile, die tatsächlich ausgegeben werden (siehe unten bei Erhaltungsrücklage)
• Verwaltungskosten: WEG-Verwalter, Mietverwaltung, Kosten für ein separates Mietkonto

Ob Sie diese Kosten auf den Mieter umlegen, ändert nichts am Abzug. Umgelegte Kosten sind Werbungskosten, die Vorauszahlungen des Mieters dafür Einnahmen. Welche Kosten Sie umlegen dürfen, steht in der Liste der umlagefähigen Nebenkosten.

Erhaltung und Reparaturen

• Reparaturen in der Wohnung und am Gebäude: Heizung, Sanitär, Elektrik, Fenster, Dach
• Renovierung vor einer Neuvermietung: Streichen, neuer Bodenbelag
• Entnahmen aus der Erhaltungsrücklage der Eigentümergemeinschaft, wenn die Gemeinschaft damit eine Reparatur bezahlt. Abziehbar ist Ihr Anteil im Jahr, in dem das Geld ausgegeben wird (H 21.2 EStH 2025, mit Verweis auf BFH vom 14.01.2025, IX R 19/24).

Zwei Einschränkungen: Größere Erhaltungsaufwendungen dürfen Sie auf zwei bis fünf Jahre verteilen (§ 82b EStDV). Und in den ersten drei Jahren nach dem Kauf können Renovierungen über 15 % der Gebäude-Anschaffungskosten zu Herstellungskosten werden. Beides erklärt Erhaltungsaufwand oder Herstellungskosten.

Vermietung selbst

• Mietersuche: Inserate, Makler, den Sie als Vermieter beauftragen
• Fahrtkosten zum Mietobjekt, etwa für Wohnungsübergabe, Zählerablesung oder Handwerkertermine. Mit dem eigenen Auto können Sie in der Regel 0,30 € je gefahrenem Kilometer ansetzen, also für Hin- und Rückweg (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG über § 9 Abs. 3 EStG, Satz nach § 5 Abs. 2 BRKG). Suchen Sie ein Objekt praktisch arbeitstäglich auf, etwa während einer langen Sanierung, gilt stattdessen die Entfernungspauschale, die nur die einfache Strecke zählt (BFH vom 01.12.2015, IX R 18/15).
• Porto, Telefon, Büromaterial, Software und Fachliteratur, die Sie für die Vermietung nutzen
• Beiträge zu Vermietervereinen wie Haus & Grund, soweit die Mitgliedschaft der Vermietung dient (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 3 EStG)
• Steuerberatung, soweit sie auf die Anlage V entfällt (BMF-Schreiben zur Zuordnung der Steuerberatungskosten)
• Anwalts- und Gerichtskosten aus einem Streit mit dem Mieter

Leerstand und Kosten vor der ersten Vermietung

Steht eine Wohnung leer, bleiben die Kosten abziehbar, solange Sie ernsthaft und nachhaltig versuchen, sie zu vermieten. Das gilt auch für Kosten, die schon vor dem ersten Mietvertrag anfallen, etwa Zinsen und Renovierung zwischen Kauf und Vermietung (BMF vom 08.10.2004, Rn. 25 und 26). Heben Sie Inserate, Anfragen und Besichtigungstermine auf, damit Sie die Bemühungen belegen können.

Über die Abschreibung: nicht sofort, aber über Jahre

• Gebäude: Kaufpreis des Gebäudes einschließlich anteiliger Grunderwerbsteuer, Notar- und Maklerkosten, je nach Baujahr mit 2, 2,5 oder 3 % im Jahr (§ 7 Abs. 4 EStG)
• Einbauküche und andere mitvermietete Einrichtung, die nicht zum Gebäude gehört, über ihre Nutzungsdauer (§ 7 Abs. 1 EStG)
• Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € ohne Umsatzsteuer, etwa ein mitvermieteter Kühlschrank oder eine Waschmaschine, können Sie im Jahr der Anschaffung voll absetzen (§ 6 Abs. 2 EStG, über § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 EStG)
• Herstellungskosten für Anbauten und Modernisierungen, die den Standard heben, erhöhen die AfA-Grundlage

Welcher AfA-Satz gilt, was zur Grundlage gehört und wie das Kaufjahr in Zwölfteln gerechnet wird, zeigt AfA bei Vermietung berechnen mit einem Rechenbeispiel.

Nicht abziehbar

• Tilgung des Darlehens
• Grund und Boden: Der Anteil des Kaufpreises für das Grundstück wird nicht abgeschrieben
• Zuführung zur Erhaltungsrücklage, solange die Gemeinschaft das Geld nicht ausgegeben hat (H 21.2 EStH 2025)
• Risikolebensversicherung zur Absicherung des Darlehens (ebenda, BFH vom 13.10.2015, IX R 35/14)
• Ihre eigene Arbeitszeit, etwa wenn Sie selbst streichen. Das Material ist abziehbar, Ihre Stunden nicht
• Kosten für selbst genutzte oder unentgeltlich überlassene Flächen. Wird ein Haus teils vermietet, teils selbst bewohnt, teilen Sie die Kosten auf

Rechenbeispiel: eine Eigentumswohnung im Jahr 2025

Beispiel. Alle Zahlen sind frei erfunden. Eine Eigentumswohnung, Baujahr 1985, seit Jahren an denselben Mieter vermietet. Gebäudeanteil der Anschaffungskosten 180.000 €. Kaltmiete 800 € im Monat, Nebenkosten-Vorauszahlung 220 € im Monat. Das Hausgeld beträgt 300 € im Monat, laut Hausgeldabrechnung 2025 aufgeteilt in 2.040 € umlagefähige Kosten, 480 € Verwaltervergütung und 1.080 € Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Die Gemeinschaft hat 2025 außerdem die Fassade aus der Rücklage ausgebessert, der Anteil dieser Wohnung beträgt 650 €.

Die Einnahmen 2025 sind 9.600 € Kaltmiete, 2.640 € Vorauszahlungen und 118,30 € Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung 2024, zusammen 12.358,30 €. Der Überschuss liegt damit bei 617,90 €. Hätte man Tilgung und Rücklage (4.800 € und 1.080 €) mitgezählt, läge die Summe um 5.880 € zu hoch. Das ist ein häufiger Fehler in selbst gemachten Aufstellungen.

Sortieren statt Schuhkarton

Die Liste hilft nur, wenn die Belege übers Jahr schon nach diesen Gruppen sortiert sind. Notieren Sie je Ausgabe Datum, Objekt, Betrag und Kategorie, beim Hausgeld zusätzlich die Aufteilung laut Hausgeldabrechnung.

Die Anlage-V-Vorlage für 9,99 € nimmt Ihnen das Zusammenrechnen ab: Sie tragen Ausgaben für bis zu 12 Wohnungen in bis zu 5 Objekten mit Datum, Objekt und einer von 16 Kategorien ein, das Blatt „Anlage V“ fasst sie je Objekt nach den Zeilen des Vordrucks 2025 zusammen. Die Datei ist für das Steuerjahr 2025 angelegt. Die AfA-Hilfe rechnet die lineare Gebäude-AfA nach Baujahr. Was Sie selbst entscheiden: ob eine Rechnung Erhaltungsaufwand oder Herstellungskosten ist und wie Sie das Hausgeld aufteilen. Die Datei ist im Format .xlsx, ohne Makros und getestet mit LibreOffice Calc.

Häufige Fragen

Gibt es eine Werbungskostenpauschale für Vermieter?

Nein. § 9a EStG sieht Pauschbeträge nur für Arbeitnehmer, Versorgungsbezüge und bestimmte sonstige Einkünfte vor. Bei Vermietung zählen nur die Ausgaben, die Sie tatsächlich hatten und belegen können.

Setze ich Werbungskosten brutto oder netto an?

Als privater Vermieter einer Wohnung in der Regel brutto, weil Sie keine Vorsteuer abziehen können (§ 9b Abs. 1 EStG). Anders ist es nur, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig vermieten, etwa Gewerberäume mit Option zur Umsatzsteuer.

Kann ich Kosten absetzen, wenn die Wohnung leer steht?

Ja, solange Sie ernsthaft und nachhaltig versuchen, sie zu vermieten (BMF vom 08.10.2004, Rn. 25 und 26). Wer eine Wohnung dauerhaft leer stehen lässt oder sie zum Verkauf anbietet statt zur Vermietung, riskiert den Abzug.