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Die Nebenkostenabrechnung berechnen Sie in festen Schritten: Kosten je Kostenart auf die Wohnungen verteilen, die Vorauszahlungen abziehen und für jeden Mieter ablesen, ob er nachzahlen muss oder Geld zurückbekommt. Wenn die Belege auf dem Tisch liegen und die Summen je Kostenart feststehen, ist das der Teil, vor dem viele Vermieter zurückschrecken. Die Rechnung selbst ist aber einfach, wenn man sie in diese Schritte zerlegt. Am Ende dieses Artikels rechnen wir ein komplettes Beispiel mit drei Wohnungen durch.
Welche Kosten überhaupt in die Rechnung dürfen, klärt die kostenlose Liste der umlagefähigen Nebenkosten (PDF). Die Erklärung zu jeder Kostenart steht im Artikel Umlagefähige Nebenkosten 2025: die vollständige Liste.
Die Formel in einem Satz
Für jede Wohnung gilt:
Anteil an den Kosten − geleistete Vorauszahlungen = Ergebnis
Ist das Ergebnis positiv, muss der Mieter nachzahlen. Ist es negativ, hat er ein Guthaben. Der Anteil an den Kosten ist die Summe der Anteile an jeder einzelnen Kostenart, und die hängen vom Umlageschlüssel ab.
Die Umlageschlüssel
Fläche
Anteil = Gesamtkosten × Wohnfläche der Wohnung ÷ Gesamtwohnfläche. Das ist der gesetzliche Normalfall: Haben Sie im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, wird nach Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 BGB).
Personen
Anteil = Gesamtkosten × Personen in der Wohnung ÷ Personen im Haus. Wird oft für Wasser, Abwasser und Müll vereinbart. Voraussetzung ist, dass der Mietvertrag diesen Schlüssel vorsieht.
Einheiten
Anteil = Gesamtkosten ÷ Zahl der Wohnungen. Jede Wohnung zahlt gleich viel, zum Beispiel beim Betriebsstrom einer Gemeinschaftsantenne.
Verbrauch
Für Heizung und Warmwasser aus einer zentralen Anlage schreibt die Heizkostenverordnung vor, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden. Der Rest wird nach Fläche verteilt (§ 7 HeizkostenV, § 8 HeizkostenV). Sie rechnen also zwei Teilbeträge aus und addieren sie.
Rechenbeispiel: ein Haus mit drei Wohnungen
Beispiel. Alle Zahlen sind frei erfunden und dienen nur der Veranschaulichung. Abrechnungszeitraum 01.01.2025 – 31.12.2025, alle Mieter wohnten das ganze Jahr im Haus, das Warmwasser wird in den Wohnungen elektrisch erzeugt und taucht deshalb nicht auf.
Die Wohnungen
| Wohnung | Fläche | Personen | Heizverbrauch (kWh) | Vorauszahlung 2025 |
|---|---|---|---|---|
| A | 50 m² | 1 | 4.000 | 12 × 150 € = 1.800 € |
| B | 70 m² | 2 | 7.000 | 12 × 190 € = 2.280 € |
| C | 80 m² | 3 | 9.000 | 12 × 220 € = 2.640 € |
| Summe | 200 m² | 6 | 20.000 | 6.720 € |
Die Kosten
| Kostenart | Gesamtkosten | Schlüssel |
|---|---|---|
| Grundsteuer | 600 € | Fläche |
| Wasser und Abwasser | 1.200 € | Personen |
| Müllabfuhr | 450 € | Personen |
| Gebäudeversicherung | 750 € | Fläche |
| Allgemeinstrom | 150 € | Fläche |
| Gemeinschaftsantenne (Betriebsstrom) | 90 € | Einheiten |
| Heizung | 3.000 € | 70 % Verbrauch, 30 % Fläche |
| Summe | 6.240 € |
Schritt für Schritt für Wohnung A
- Grundsteuer: 600 € × 50 ÷ 200 = 150,00 €
- Wasser und Abwasser: 1.200 € × 1 ÷ 6 = 200,00 €
- Müllabfuhr: 450 € × 1 ÷ 6 = 75,00 €
- Gebäudeversicherung: 750 € × 50 ÷ 200 = 187,50 €
- Allgemeinstrom: 150 € × 50 ÷ 200 = 37,50 €
- Gemeinschaftsantenne: 90 € ÷ 3 = 30,00 €
- Heizung, Verbrauchsteil: 3.000 € × 70 % = 2.100 €, davon 4.000 ÷ 20.000 = 420,00 €
- Heizung, Flächenteil: 3.000 € × 30 % = 900 €, davon 50 ÷ 200 = 225,00 €
Anteil Wohnung A: 1.325,00 €. Abzüglich 1.800,00 € Vorauszahlungen ergibt sich −475,00 €, also ein Guthaben von 475,00 €.
Das Ergebnis für alle drei Wohnungen
| Wohnung | Anteil an den Kosten | Vorauszahlungen | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| A | 1.325,00 € | 1.800,00 € | 475,00 € Guthaben |
| B | 2.155,00 € | 2.280,00 € | 125,00 € Guthaben |
| C | 2.760,00 € | 2.640,00 € | 120,00 € Nachzahlung |
| Summe | 6.240,00 € | 6.720,00 € |
Die Kontrolle
Die Summe der Anteile (1.325 + 2.155 + 2.760 = 6.240 €) entspricht genau den Gesamtkosten. Diese Probe sollten Sie immer machen. Stimmt sie nicht, ist meistens bei einer Kostenart der falsche Schlüssel gewählt oder eine Fläche falsch eingetragen.
Häufige Fehler
- Leerstand auf die anderen Mieter verteilen. Stand eine Wohnung leer, bleibt ihr Anteil beim Vermieter. Beim Flächenschlüssel rechnen Sie deshalb mit der Gesamtfläche einschließlich der leeren Wohnung.
- Mieterwechsel vergessen. Zieht ein Mieter unterjährig aus, werden die Kosten der Wohnung zeitanteilig auf alten und neuen Mieter aufgeteilt, etwa 5/12 und 7/12.
- Kabel-TV umlegen. Seit dem 01.07.2024 nicht mehr umlagefähig.
- Soll statt Ist bei den Vorauszahlungen. Abgezogen wird, was der Mieter tatsächlich gezahlt hat.
Mit einer Tabelle rechnen
Bei drei Wohnungen und sieben Kostenarten sind es schon über zwanzig Einzelrechnungen. Die Nebenkostenabrechnung Vorlage für 9,99 € übernimmt genau diese Schritte: Sie tragen Wohnungen, Kosten und Vorauszahlungen ein und wählen je Kostenart einen von 5 Umlageschlüsseln (Fläche, Personen, Einheiten, Verbrauch Heizung, Verbrauch Warmwasser). Die Vorlage zeigt für jede der bis zu 12 Wohnungen Nachzahlung oder Guthaben und prüft mit einer Kontrollsumme, ob alles verteilt ist. Die Datei ist im Format .xlsx und getestet mit LibreOffice Calc. Auch einen Mieterwechsel rechnet die Vorlage: Sie tragen die Wohnung zweimal ein, einmal mit Auszugs- und einmal mit Einzugsdatum, und die Kosten werden tagesgenau auf alten und neuen Mieter verteilt. Tage ohne Mieter trägt der Vermieter. Die Verbrauchswerte für Heizung und Warmwasser brauchen Sie dafür je Mieter aus einer Zwischenablesung, und die Zahl der Monate mit Vorauszahlung passen Sie von Hand an.
Worauf Sie bei einer Vorlage achten sollten, steht in Nebenkostenabrechnung Vorlage kostenlos? Was eine gute Vorlage können muss. Bis wann die Abrechnung beim Mieter sein muss, lesen Sie in Nebenkostenabrechnung 2025: Frist 31.12.2026.
Häufige Fragen
Welcher Umlageschlüssel gilt, wenn im Mietvertrag nichts steht?
Dann wird nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 BGB). Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung.
Darf ich für jede Kostenart einen anderen Schlüssel nehmen?
Ja, wenn das im Mietvertrag so vereinbart ist. Viele Verträge sehen zum Beispiel Fläche für die Grundsteuer und Personen für Wasser vor.
Wie berechne ich die Heizkosten nach Verbrauch?
Teilen Sie die Heizkosten in einen Verbrauchsteil (50 bis 70 Prozent) und einen Flächenteil. Den Verbrauchsteil verteilen Sie nach den abgelesenen Werten, den Flächenteil nach Quadratmetern.
Was mache ich mit einer leeren Wohnung?
Ihr Anteil an den Kosten bleibt bei Ihnen als Vermieter. Die übrigen Mieter zahlen nur ihren eigenen Anteil.
