Inhalt
Ein typischer Fall für die Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel: Ein Mieter zieht Ende Mai aus, der nächste zieht im Juni ein. Für die Wohnung ist das ein ganz normales Jahr, für die Abrechnung nicht: Jetzt gibt es zwei Mieter, die jeweils nur für ihren Teil des Jahres zahlen sollen. Hier steht, wie Sie die Kosten aufteilen, was die Heizkostenverordnung beim Auszug verlangt, welche Frist gilt und wie die Rechnung an einem Beispiel aussieht.
Welche Kosten Sie überhaupt umlegen dürfen, steht in der kostenlosen Liste der umlagefähigen Nebenkosten (PDF).
Das Prinzip: erst die Wohnung, dann die Mieter
Am einfachsten ist es in zwei Schritten:
- Rechnen Sie den Jahresanteil der Wohnung aus, so als hätte dort das ganze Jahr ein Mieter gewohnt. Das ist die ganz normale Verteilung nach Fläche, Personen, Einheiten oder Verbrauch.
- Teilen Sie diesen Anteil auf alten und neuen Mieter auf. Die meisten Kosten zeitanteilig, also nach Monaten oder Tagen. Die Heizung und das Warmwasser nach der Zwischenablesung.
Danach bekommt jeder Mieter eine eigene Abrechnung für seinen Zeitraum, mit seinen eigenen Vorauszahlungen.
Wie Schritt 1 funktioniert, zeigt der Artikel Nachzahlung oder Guthaben? So berechnen Sie die Nebenkostenabrechnung je Mieter.
Heizung und Warmwasser: Zwischenablesung ist Pflicht
Für Heiz- und Warmwasserkosten gibt es eine eigene Vorschrift. Nach § 9b Abs. 1 HeizkostenV muss der Gebäudeeigentümer bei einem Nutzerwechsel innerhalb des Abrechnungszeitraums die Erfassungsgeräte der betroffenen Wohnung ablesen lassen, die sogenannte Zwischenablesung.
Aufgeteilt wird dann so (§ 9b Abs. 2 HeizkostenV):
- Verbrauchsabhängiger Teil: nach der Zwischenablesung, also nach dem, was jeder Mieter tatsächlich verbraucht hat.
- Übrige Heizkosten (der Flächenteil, etwa die 30 % bei 70/30): nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig.
- Übrige Warmwasserkosten: zeitanteilig.
Gradtagszahlen gewichten die Monate nach dem typischen Heizbedarf, ein Wintermonat zählt also mehr als ein Sommermonat. Viele Messdienste rechnen damit. Zeitanteilig ist einfacher und ebenfalls zulässig.
Ist eine Zwischenablesung nicht möglich, oder liefert sie wegen des Zeitpunkts keine brauchbaren Werte, werden die gesamten Heiz- und Warmwasserkosten nach diesen Maßstäben für die übrigen Kosten aufgeteilt (§ 9b Abs. 3 HeizkostenV). Haben Sie im Mietvertrag eine andere Regelung getroffen, bleibt sie nach § 9b Abs. 4 HeizkostenV unberührt.
Praxistipp: Lesen Sie bei der Wohnungsübergabe alle Zähler ab und lassen Sie die Werte von beiden Seiten unterschreiben. Bei Heizkostenverteilern beauftragen Sie den Messdienst rechtzeitig mit der Zwischenablesung.
Mehr zur Verteilung nach Verbrauch steht in Heizkosten abrechnen nach 70/30.
Rechenbeispiel: Auszug Ende Mai
Beispiel. Alle Zahlen sind frei erfunden. Es ist Wohnung B aus dem Rechenbeispiel im Artikel Nebenkostenabrechnung berechnen: 70 m², 2 Personen, Heizkosten im Haus 3.000 €, verteilt zu 70 % nach Verbrauch und 30 % nach Fläche, Gesamtverbrauch 20.000 kWh. Der alte Mieter wohnte vom 01.01. bis 31.05.2025 (5 Monate), der neue ab 01.06.2025 (7 Monate). Beide Haushalte haben 2 Personen, die Personenzahl im Haus bleibt also gleich. Beide zahlten 190 € Vorauszahlung im Monat.
Schritt 1: Jahresanteil der Wohnung
| Kostenart | Jahresanteil Wohnung B |
|---|---|
| Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Müll, Versicherung, Allgemeinstrom, Antenne | 1.105,00 € |
| Heizung, Verbrauchsteil (2.100 € × 7.000 ÷ 20.000) | 735,00 € |
| Heizung, Flächenteil (900 € × 70 ÷ 200) | 315,00 € |
| Summe | 2.155,00 € |
Schritt 2: Aufteilen
Die Zwischenablesung am 31.05. ergab 4.500 kWh für den alten Mieter. Für den neuen bleiben 2.500 kWh. Den Flächenteil der Heizung teilen wir hier zeitanteilig.
| Alter Mieter (5 Monate) | Neuer Mieter (7 Monate) | |
|---|---|---|
| Übrige Kosten, zeitanteilig (1.105 € × 5/12 bzw. 7/12) | 460,42 € | 644,58 € |
| Heizung Verbrauchsteil (2.100 € × 4.500 bzw. 2.500 ÷ 20.000) | 472,50 € | 262,50 € |
| Heizung Flächenteil, zeitanteilig (315 € × 5/12 bzw. 7/12) | 131,25 € | 183,75 € |
| Anteil gesamt | 1.064,17 € | 1.090,83 € |
| Vorauszahlungen (5 bzw. 7 × 190 €) | 950,00 € | 1.330,00 € |
| Ergebnis | 114,17 € Nachzahlung | 239,17 € Guthaben |
Die Kontrolle: 1.064,17 € + 1.090,83 € = 2.155,00 €, genau der Jahresanteil der Wohnung. Der alte Mieter zahlt mehr Heizkosten, weil er in den Wintermonaten in der Wohnung war. Ohne Zwischenablesung hätte er bei rein zeitanteiliger Aufteilung nur 5/12 der Heizkosten getragen.
Wechselt mit dem Mieter auch die Zahl der Bewohner, wird es bei Kosten nach Personen etwas aufwendiger. Viele Vermieter rechnen dann mit Personenmonaten, also Personen mal Monate, für jeden Haushalt im Haus. Die Vorlage weiter unten rechnet genauso, nur mit Personentagen.
Leerstand zwischen zwei Mietern
Steht die Wohnung zwischen Auszug und Einzug leer, tragen Sie den Anteil für diese Zeit selbst. Er wird weder dem alten noch dem neuen Mieter und auch nicht den anderen Mietern im Haus zugerechnet. Bei Kosten nach Personen wird die leere Wohnung für diese Zeit häufig mit einer Person angesetzt. So rechnet auch die Vorlage weiter unten.
Welche Frist gilt?
Auch beim Mieterwechsel rechnen Sie nach dem normalen Abrechnungszeitraum ab. Für 2025 muss die Abrechnung bis 31.12.2026 beim Mieter sein, auch beim ausgezogenen (§ 556 Abs. 3 BGB). Eine eigene Abrechnung direkt zum Auszug müssen Sie nicht machen: Laut § 556 Abs. 3 Satz 4 BGB ist der Vermieter zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet.
Lassen Sie sich beim Auszug die neue Anschrift geben. Die Abrechnung muss den alten Mieter erreichen, sonst läuft die Frist ab, ohne dass er sie hat. Mehr dazu in Nebenkostenabrechnung 2025: Frist 31.12.2026.
Was in die beiden Abrechnungen gehört
Jede Abrechnung enthält den Zeitraum des jeweiligen Mieters (zum Beispiel 01.01.2025 – 31.05.2025), die Gesamtkosten des Hauses, den Schlüssel, den Jahresanteil der Wohnung, die Aufteilung nach Monaten bzw. Ablesung und die Vorauszahlungen dieses Mieters. Wie eine vollständige Abrechnung aussieht, zeigt das Muster einer Betriebskostenabrechnung.
Mieterwechsel mit der Vorlage rechnen
Die Nebenkostenabrechnung Vorlage für 9,99 € rechnet beide Schritte. Im Blatt „Einheiten“ tragen Sie die Wohnung zweimal ein, mit gleichem Namen und gleicher Fläche: einmal für den alten Mieter mit Auszugsdatum, einmal für den neuen mit Einzugsdatum. Die Vorlage teilt die Kosten dann nach Tagen auf. Bei einem Auszug am 31.05. sind das 151 und 214 von 365 Tagen statt 5/12 und 7/12, die Beträge weichen deshalb etwas vom Monatsbeispiel oben ab. Tage ohne Mieter trägt der Vermieter. Die Übersicht zeigt sie als eigene Zeile „Anteil Vermieter (Leerstand)“ und prüft, ob Mieteranteile und Leerstand zusammen die Gesamtkosten ergeben. Jeder Mieter bekommt eine eigene Abrechnung mit seinem Nutzungszeitraum und ein Anschreiben. Die Datei ist im Format .xlsx und getestet mit LibreOffice Calc.
Ein paar Dinge erledigen Sie dabei selbst:
- Zwischenablesung: Die Verbrauchswerte für Heizung und Warmwasser tragen Sie je Mieter ein. Gibt es für die Zeit des Leerstands keine eigene Ablesung, wird dieser Verbrauch den Mietern zugerechnet.
- Vorauszahlungen: Die Zahl der Monate mit Vorauszahlung passen Sie bei Ein- oder Auszug von Hand an.
- Kosten nach Personen: Die Vorlage verteilt sie nach Personentagen. Für die Zeit des Leerstands zählt die leere Wohnung als eine Person, dieser Anteil bleibt beim Vermieter und erscheint in der Zeile „Anteil Vermieter (Leerstand)“. Das ist ein verbreitetes Vorgehen, rechtlich geprüft ist es nicht. Sieht Ihr Mietvertrag etwas anderes vor, rechnen Sie diese Posten getrennt.
- Anschrift: Ist der alte Mieter schon ausgezogen, überschreiben Sie im Anschreiben die Anschrift oben links mit seiner neuen Adresse.
- Zeilen: Jeder Mieter belegt eine der 12 Zeilen, eine Wohnung mit Mieterwechsel also zwei.
Wenn Ihnen das zu viel Rechnerei ist, können Sie die Abrechnung für 39 € erstellen lassen (bis zu 3 Wohnungen, mehr bis 12 auf Anfrage). Sie bekommen je Mieter eine Abrechnung als PDF. Gerechnet wird mit Ihren Angaben. Geben Sie bei einem Mieterwechsel die Ein- und Auszugsdaten, die Vorauszahlungen beider Mieter und, falls vorhanden, die Zwischenablesung mit an.
Häufige Fragen
Muss ich bei Auszug sofort abrechnen?
Nein. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Sie rechnen mit dem normalen Jahreszeitraum ab, für 2025 spätestens bis 31.12.2026.
Wie teile ich die Heizkosten bei einem Auszug auf?
Den Verbrauchsteil nach der Zwischenablesung, den Rest der Heizkosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, den Rest der Warmwasserkosten zeitanteilig (§ 9b Abs. 2 HeizkostenV).
Was ist, wenn keine Zwischenablesung gemacht wurde?
Ist sie nicht möglich oder technisch nicht aussagekräftig, werden die gesamten Kosten nach Gradtagszahlen bzw. zeitanteilig aufgeteilt (§ 9b Abs. 3 HeizkostenV). Die Pflicht zur Zwischenablesung nach § 9b Abs. 1 bleibt aber bestehen. Planen Sie sie deshalb bei jedem Auszug ein.
Wer zahlt die Nebenkosten, wenn die Wohnung zwischendurch leer steht?
Der Vermieter. Die Kosten für die Zeit des Leerstands werden nicht auf andere Mieter verteilt.
Bekommt der neue Mieter eine Abrechnung für das ganze Jahr?
Nein. Er bekommt eine Abrechnung nur für seinen Zeitraum, zum Beispiel 01.06.2025 – 31.12.2025, mit seinen eigenen Vorauszahlungen.
