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Der Mieter hat die Schlüssel abgegeben, das Übergabeprotokoll ist unterschrieben, und jetzt steht für Sie als Vermieter die Kautionsabrechnung an. Sofort alles überweisen? Einen Teil behalten, weil die Nebenkostenabrechnung für das laufende Jahr noch aussteht? Hier steht, was das Gesetz und der Bundesgerichtshof dazu sagen, was in eine Kautionsabrechnung gehört und wie sie an einem durchgerechneten Beispiel aussieht.
Dieser Artikel behandelt die Barkaution, also Geld auf einem Kautionskonto. Bei einem verpfändeten Sparbuch oder einer Bankbürgschaft läuft die Rückgabe anders ab.
Was das Gesetz zur Kaution regelt
Die Kaution steht in § 551 BGB. Für die Abrechnung sind drei Punkte wichtig:
- Höhe: höchstens drei Monatsmieten ohne die Betriebskosten, also drei Kaltmieten.
- Anlage: getrennt von Ihrem eigenen Vermögen, bei einem Kreditinstitut zum üblichen Zinssatz für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist, wenn nichts anderes vereinbart ist.
- Zinsen: Die Erträge stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit. Abgerechnet wird also nicht die eingezahlte Kaution, sondern der Kontostand mit Zinsen.
Eine Frist für die Rückzahlung steht nicht im Gesetz. Das war Absicht: Der Gesetzgeber hat bewusst darauf verzichtet, weil sich nur im Einzelfall sagen lässt, welche Frist angemessen ist. So steht es im Urteil des BGH vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05.
Wie lange haben Sie Zeit?
Nach diesem Urteil wird der Anspruch des Mieters auf Rückzahlung nicht schon mit dem Ende des Mietverhältnisses fällig. Der Vermieter bekommt eine angemessene Frist, um zu entscheiden, ob und wofür er die Kaution verwenden will. Wie lang diese Frist ist, hängt vom Einzelfall ab, und der BGH schreibt ausdrücklich, dass auch mehr als sechs Monate angemessen sein können.
2019 hat der BGH nachgelegt (Urteil vom 24.07.2019, VIII ZR 141/17): Der Vermieter muss sich innerhalb dieser angemessenen, nicht allgemein bestimmbaren Frist erklären, ob und welche Ansprüche er aus dem beendeten Mietverhältnis erhebt. Mit dieser Erklärung ist die Kaution abgerechnet. Das kann auch ohne förmliche Abrechnung passieren, etwa durch eine Aufrechnung.
In der Praxis heißt das: Eine feste Zahl gibt es nicht. Wer keine offenen Forderungen hat und auch keine Nachzahlung aus den Nebenkosten erwartet, hat keinen Grund, die Kaution liegen zu lassen.
Schäden: die Sechs-Monats-Frist im Blick behalten
Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren in sechs Monaten, gerechnet ab dem Tag, an dem Sie die Wohnung zurückbekommen (§ 548 Abs. 1 BGB).
Gegen die Kaution können Sie solche Ansprüche nach Ansicht des BGH regelmäßig auch dann noch aufrechnen, wenn diese sechs Monate schon vorbei sind (Pressemitteilung zum Urteil vom 10.07.2024, VIII ZR 184/23; Grundlage ist § 215 BGB). Darauf sollten Sie sich trotzdem nicht verlassen. Für den Teil eines Schadens, der über die Kaution hinausgeht, hilft diese Ausnahme nicht, dafür bleibt es bei den sechs Monaten. Schäden also zügig mit Rechnung oder Kostenvoranschlag beziffern.
Einbehalt für die Nebenkostenabrechnung
Der häufigste Grund, nicht sofort alles auszuzahlen: Der Mieter zieht mitten im Jahr aus, und die Nebenkostenabrechnung für dieses Jahr kann erst im nächsten Jahr erstellt werden, wenn alle Rechnungen von Versorgern und Dienstleistern da sind.
Der BGH erlaubt dafür einen Einbehalt (VIII ZR 71/05): Der Vermieter darf die Kaution oder einen angemessenen Teil davon bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist zurückhalten, wenn eine Nachforderung zu erwarten ist. Im entschiedenen Fall waren 450 € in Ordnung. Zwei Dinge folgen daraus:
- Nur, wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist. Hatte der Mieter in den letzten Jahren regelmäßig Guthaben, ist ein Einbehalt schwer zu begründen.
- Nur ein angemessener Teil. Orientieren Sie sich an der letzten Abrechnung und an der Zeit, die der Mieter im laufenden Jahr noch in der Wohnung war. Die volle Kaution für eine zu erwartende Nachzahlung von 70 € zu behalten, dürfte kaum noch als angemessen durchgehen.
Für die Abrechnung selbst gilt die normale Frist: zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Zu einer Teilabrechnung zum Auszug sind Sie nicht verpflichtet. Wie Sie die Kosten für den ausgezogenen und den neuen Mieter aufteilen, steht in Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel, die Fristen im Detail in Nebenkostenabrechnung 2025: Frist 31.12.2026.
Was in die Kautionsabrechnung gehört
Eine Vorschrift zur Form gibt es nicht. Nachvollziehbar sollte die Abrechnung trotzdem sein, denn der Mieter muss erkennen können, welche Forderungen Sie mit der Kaution verrechnen. Diese Angaben haben sich bewährt:
- Kaution laut Mietvertrag und Datum der Einzahlung
- Kontostand des Kautionskontos zum Stichtag, mit Zinsen (Kontoauszug beilegen)
- jede Forderung einzeln mit Betrag und Grund, zum Beispiel offene Miete, offene Nachzahlung aus einer bereits zugestellten Nebenkostenabrechnung, Schadensersatz laut Rechnung
- ein Einbehalt für die ausstehende Nebenkostenabrechnung, mit kurzer Begründung der Höhe
- der Betrag, den Sie jetzt auszahlen, mit Zahlungsdatum und Empfängerkonto
- der Hinweis, dass über den Einbehalt nach der Nebenkostenabrechnung abgerechnet wird
Lassen Sie sich beim Auszug die neue Anschrift und die Bankverbindung geben. Beides brauchen Sie für die Kaution und für die spätere Nebenkostenabrechnung.
Rechenbeispiel: Auszug Ende August
Beispiel. Alle Zahlen sind frei erfunden. Kaltmiete 650 €, Kaution 1.950 € (drei Kaltmieten), eingezahlt im April 2020 auf ein Kautionskonto. Der Mieter gibt die Wohnung am 31.08.2026 zurück. Kontostand an diesem Tag: 1.987,60 €, davon 37,60 € Zinsen.
Bei der Übergabe ist festgehalten: eine Zimmertür mit Loch und ein fehlender Wohnungsschlüssel. Beides erkennt der Mieter im Protokoll an. Die Nebenkostenabrechnung 2025 ist im Juni 2026 zugestellt worden, die Nachzahlung von 96,40 € ist noch offen. Für 2026 (01.01. bis 31.08.) gibt es noch keine Abrechnung. Rechnerisch wären 8/12 der letzten Nachzahlung 64,27 €. Weil der Versorger die Abschläge für 2026 erhöht hat, behält der Vermieter 120 € ein.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Kontostand Kautionskonto am 31.08.2026 (Kaution 1.950,00 € + Zinsen 37,60 €) | 1.987,60 € |
| − Reparatur Zimmertür laut Rechnung | −280,00 € |
| − Nachfertigung Wohnungsschlüssel laut Rechnung | −45,00 € |
| − offene Nachzahlung Nebenkostenabrechnung 2025 | −96,40 € |
| = Guthaben des Mieters | 1.566,20 € |
| − Einbehalt für die Nebenkostenabrechnung 2026 | −120,00 € |
| = Auszahlung im September 2026 | 1.446,20 € |
Im März 2027 ist die Nebenkostenabrechnung 2026 fertig. Für den Zeitraum 01.01. bis 31.08.2026 ergibt sich eine Nachzahlung von 71,85 €. Der Vermieter verrechnet sie mit dem Einbehalt und überweist den Rest:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Einbehalt | 120,00 € |
| − Nachzahlung Nebenkostenabrechnung 2026 | −71,85 € |
| = Restauszahlung im März 2027 | 48,15 € |
Die Kontrolle: 1.446,20 € + 48,15 € + 280,00 € + 45,00 € + 96,40 € + 71,85 € = 1.987,60 €, also genau der Kontostand mit Zinsen.
Die letzte Nebenkostenabrechnung schneller erstellen
Der Einbehalt bleibt so lange offen, bis die Nebenkostenabrechnung fertig ist. Je früher sie beim ausgezogenen Mieter ist, desto früher ist das Thema erledigt. Die Nebenkostenabrechnung Vorlage für 9,99 € rechnet einen Mieterwechsel tagesgenau: Sie tragen die Wohnung zweimal ein, einmal mit Auszugsdatum, einmal mit Einzugsdatum. Tage ohne Mieter erscheinen als eigene Zeile „Anteil Vermieter (Leerstand)“, und jeder Mieter bekommt eine eigene Abrechnung mit Anschreiben. Die Datei ist im Format .xlsx und getestet mit LibreOffice Calc.
Wenn Sie die Abrechnung nicht selbst rechnen möchten, können Sie sie für 39 € erstellen lassen (bis zu 3 Wohnungen). Sie bekommen je Mieter eine Abrechnung als PDF. Gerechnet wird mit Ihren Angaben, also mit Ein- und Auszugsdaten, Vorauszahlungen und, falls vorhanden, der Zwischenablesung.
Steuerlich ist die verrechnete Kaution übrigens nicht ganz egal: Der amtliche Vordruck Anlage V 2025 nennt verrechnete Mietkautionen ausdrücklich in Zeile 25, zusammen mit Mieten für frühere Jahre. Mehr zu den Zeilen steht in Anlage V 2025 mit Excel vorbereiten. Ob und in welcher Höhe Sie einen verrechneten Betrag dort angeben, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.
Häufige Fragen
Muss ich die Kautionszinsen an den Mieter zahlen?
Ja. Nach § 551 Abs. 3 BGB stehen die Erträge aus der Anlage dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit. Abgerechnet wird deshalb der Kontostand mit Zinsen, nicht nur der eingezahlte Betrag.
Darf ich die ganze Kaution bis zur Nebenkostenabrechnung behalten?
In der Regel nicht. Der BGH erlaubt einen angemessenen Teil, und auch nur, wenn eine Nachzahlung zu erwarten ist (VIII ZR 71/05). Den Rest zahlen Sie aus, sobald feststeht, dass Sie ihn nicht brauchen.
Gibt es eine feste Frist von sechs Monaten für die Kautionsabrechnung?
Nein. Das Gesetz nennt keine Frist, der BGH spricht von einer angemessenen Frist, die vom Einzelfall abhängt und auch länger als sechs Monate sein kann. Die sechs Monate aus § 548 BGB betreffen die Verjährung von Ansprüchen wegen Schäden an der Wohnung, nicht die Kaution selbst.
