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Die Frist für die Nebenkostenabrechnung 2025 endet am 31.12.2026, wenn Sie nach dem Kalenderjahr abrechnen. Das klingt nach viel Zeit, aber die letzten Wochen des Jahres sind bei den meisten Menschen voll, und manche Rechnungen kommen spät. Hier steht, was das Gesetz zur Frist sagt, was passiert, wenn Sie sie verpassen, und wie Sie die Abrechnung mit überschaubarem Aufwand fertig bekommen.
Was das Gesetz sagt
Die Frist steht in § 556 Abs. 3 BGB. Dort heißt es: Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.
Für die meisten privaten Vermieter bedeutet das:
| Abrechnungszeitraum | Abrechnung muss beim Mieter sein bis |
|---|---|
| 01.01.2025 – 31.12.2025 | 31.12.2026 |
| 01.07.2024 – 30.06.2025 | 30.06.2026 (bereits abgelaufen) |
| 01.07.2025 – 30.06.2026 | 30.06.2027 |
Entscheidend ist dabei nach der Rechtsprechung, wann die Abrechnung beim Mieter ankommt, nicht wann Sie sie abschicken. Ein Brief, den Sie am 30. Dezember einwerfen, ist deshalb riskant.
Was passiert, wenn Sie die Frist verpassen
Das Gesetz ist hier deutlich: Nach Ablauf der Frist können Sie eine Nachzahlung nicht mehr verlangen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Beispiel für „nicht zu vertreten“ wäre eine Rechnung, die Sie ohne eigenes Verschulden erst nach Fristende bekommen. Dass Sie keine Zeit hatten, zählt nicht dazu.
Ergibt Ihre Abrechnung dagegen ein Guthaben für den Mieter, betrifft der Ausschluss nur Ihre Nachforderung. Das Guthaben steht dem Mieter weiterhin zu.
Auch der Mieter hat eine Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung muss er bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (ebenfalls § 556 Abs. 3 BGB). Und er darf die Belege einsehen (§ 556 Abs. 4 BGB). Heben Sie die Rechnungen also gut auf.
In 5 Schritten zur fertigen Abrechnung
Schritt 1: Mietvertrag prüfen
Welche Betriebskosten sind vereinbart, und nach welchem Schlüssel sollen sie verteilt werden? Gleichen Sie das mit der Liste in § 2 BetrKV ab. Eine Übersicht aller 17 Kostenarten finden Sie im Artikel Umlagefähige Nebenkosten 2025: die vollständige Liste oder als kostenloses PDF zum Abhaken.
Schritt 2: Belege für 2025 sammeln
Typische Unterlagen sind:
- Grundsteuerbescheid
- Abrechnung der Stadtwerke für Wasser und Abwasser
- Abfallgebührenbescheid
- Rechnung der Gebäudeversicherung
- Heizkostenabrechnung des Messdienstes oder Rechnungen für Brennstoff und Wartung
- Rechnungen für Allgemeinstrom, Schornsteinfeger, Gartenpflege oder Treppenhausreinigung
Fehlt eine Rechnung, fragen Sie jetzt nach und nicht erst im Dezember.
Schritt 3: Wohnungen und Vorauszahlungen erfassen
Notieren Sie für jede Wohnung die Fläche, die Zahl der Personen und die 2025 tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen. Ist ein Mieter im Laufe des Jahres ein- oder ausgezogen, halten Sie die Monate fest.
Schritt 4: Kosten verteilen
Jede Kostenart wird nach ihrem Schlüssel auf die Wohnungen verteilt, also nach Fläche, Personen, Einheiten oder Verbrauch. Wie das konkret geht, zeigen wir Schritt für Schritt mit einem Rechenbeispiel im Artikel Nachzahlung oder Guthaben? So berechnen Sie die Nebenkostenabrechnung je Mieter.
Schritt 5: Abrechnung zustellen und Zugang sichern
Schicken Sie jedem Mieter seine Abrechnung so, dass Sie den Zugang notfalls belegen können. Viele Vermieter nutzen dafür ein Einwurf-Einschreiben oder werfen den Brief mit einem Zeugen selbst ein und notieren Datum und Uhrzeit. Planen Sie die Zustellung für Anfang Dezember ein, dann haben Sie Luft für Rückfragen.
Ein realistischer Zeitplan
- Bis Mitte November: alle Belege für 2025 vollständig
- Ende November: Kosten verteilt, Ergebnis je Wohnung geprüft
- Anfang Dezember: Abrechnungen beim Mieter
- Bis 31.12.2026: spätester Zugang, ohne Puffer
Selbst machen oder machen lassen
Wenn Sie die Abrechnung selbst erstellen, nimmt Ihnen eine Tabelle die Rechnerei ab. Die Nebenkostenabrechnung Vorlage für 9,99 € verteilt 17 Kostenarten nach Fläche, Personen, Einheiten oder Verbrauch auf 1 bis 12 Wohnungen und erstellt je Wohnung eine Abrechnung mit Abrechnungszeitraum und Ergebnis. Dazu kommt ein Anschreiben an den Mieter auf einer A4-Seite, das Sie zusammen mit der Abrechnung verschicken. Die Datei ist im Format .xlsx und getestet mit LibreOffice Calc. Worauf Sie bei der Wahl einer Vorlage achten sollten, steht in Nebenkostenabrechnung Vorlage kostenlos? Was eine gute Vorlage können muss.
Wenn Ihnen dafür die Zeit fehlt, können Sie die Abrechnung auch für 39 € erstellen lassen. Der Preis gilt für bis zu 3 Wohnungen, mehr (bis 12) auf Anfrage. Sie schicken die Gesamtkosten je Kostenart, die Wohnflächen und Personenzahlen und die Vorauszahlungen je Mieter per E-Mail. Innerhalb von 2 Werktagen nach Eingang vollständiger Angaben bekommen Sie je Mieter eine Abrechnung als PDF und die Excel-Datei mit allen Rechenwegen. Gerechnet wird mit Ihren Angaben. Ob eine Kostenart laut Mietvertrag umlagefähig ist, prüfen Sie selbst.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung 2025 beim Mieter sein?
Bei einem Abrechnungszeitraum vom 01.01. bis 31.12.2025 spätestens am 31.12.2026 (§ 556 Abs. 3 BGB).
Reicht es, die Abrechnung am 31.12. abzuschicken?
Nein. Maßgeblich ist, dass die Abrechnung bis zum Fristende beim Mieter ankommt. Schicken Sie sie deshalb mit einigen Tagen Puffer.
Muss ich ein Guthaben auch nach Fristablauf auszahlen?
Ja. Die Frist schließt nur Ihre Nachforderung aus, nicht den Anspruch des Mieters auf ein Guthaben.
Was ist, wenn eine Rechnung erst nach dem 31.12.2026 kommt?
Haben Sie die Verspätung nicht zu vertreten, können Sie eine Nachforderung auch später noch geltend machen. Rechnen Sie dann so bald wie möglich ab, nachdem die Rechnung da ist, und heben Sie den Nachweis auf, wann sie bei Ihnen eingegangen ist.
