Erhaltungsaufwand oder Herstellungskosten: Was dürfen Vermieter sofort absetzen?

Erhaltungsaufwand oder Herstellungskosten? Diese Frage stellt sich für Vermieter bei jeder größeren Rechnung, ob neues Bad, neue Heizung oder Wände streichen vor der Neuvermietung: Dürfen Sie die Kosten im selben Jahr als Werbungskosten abziehen, oder werden sie über Jahrzehnte abgeschrieben? Der Unterschied ist groß. Hier steht, wo die Grenze verläuft, was sich mit dem BMF-Schreiben vom Januar 2026 geändert hat und wie die 15-%-Grenze nach einem Kauf an einem Beispiel wirkt.

Vorweg: Das ist keine Steuerberatung. Grundlage sind § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG, § 82b EStDV und das BMF-Schreiben vom 26.01.2026 zur Abgrenzung. Die Randnummern (Rn.) unten beziehen sich auf dieses Schreiben.

Der Unterschied in einem Satz

Erhaltungsaufwand ziehen Sie im Jahr der Zahlung als Werbungskosten ab. Herstellungskosten und anschaffungsnahe Herstellungskosten erhöhen die Grundlage für die Gebäude-AfA und wirken nur über die Abschreibung, bei Wohngebäuden mit Baujahr 1925 bis 2022 mit 2 % im Jahr (§ 7 Abs. 4 EStG).

Das BMF-Schreiben beginnt mit dem Grundsatz (Rn. 1): Aufwendungen für Instandsetzung und Modernisierung sind regelmäßig Erhaltungsaufwand und sofort abziehbar. Herstellungskosten sind die Ausnahme. Es ersetzt die bisherigen Schreiben vom 18.07.2003 und vom 20.10.2017 und gilt in allen offenen Fällen.

Erhaltungsaufwand: die normalen Fälle

Erhaltungsaufwand ist in der Regel alles, was vorhandene Teile erneuert oder in zeitgemäßer Form ersetzt. Typische Beispiele:

• Wände streichen, tapezieren, Böden erneuern
• defekte Heizung durch eine neue ersetzen
• Bad neu fliesen, Sanitärobjekte austauschen
• Dach neu decken, Fenster gegen neue Fenster tauschen
• Fassade dämmen (zählt nach Rn. 14 nicht für die Frage, ob der Standard gehoben wird)

Eine Ausnahme gibt es direkt nach dem Kauf: War die Wohnung beim Kauf nicht nutzbar, etwa weil die Heizung nicht funktionierte, gehören die Kosten, um sie nutzbar zu machen, zu den Anschaffungskosten (Rn. 7 und 8). Wer eine vermietete Wohnung kauft und weiter vermietet, ist davon in der Regel nicht betroffen (Rn. 5).

Große Beträge müssen Sie nicht in einem Jahr abziehen. Bei Gebäuden im Privatvermögen, die überwiegend Wohnzwecken dienen, können Sie größere Erhaltungsaufwendungen gleichmäßig auf zwei bis fünf Jahre verteilen (§ 82b EStDV). In der Anlage V stehen sofort abziehbare und verteilte Beträge in verschiedenen Zeilen, welche das sind, steht in Anlage V 2025 mit Excel vorbereiten.

Wann es Herstellungskosten sind

Herstellungskosten entstehen nach Rn. 27 in drei Fällen: bei der Herstellung eines Gebäudes, bei einer Erweiterung und bei einer wesentlichen Verbesserung über den ursprünglichen Zustand hinaus. Für Vermieter von Bestandswohnungen sind die letzten beiden wichtig.

Erweiterung

Eine Erweiterung liegt vor, wenn die nutzbare Fläche größer wird oder etwas hinzukommt, das die Nutzungsmöglichkeiten erweitert. Das muss nicht wesentlich sein, auch kleine Erweiterungen zählen (Rn. 33). Das BMF nennt unter anderem (Rn. 36 und 37):

• Anbau eines Balkons oder einer Terrasse, neue Dachgaube
• Einbau einer Alarmanlage, einer Sauna, eines Kamins oder Kachelofens
• Sonnenmarkise, Außentreppe

Keine Erweiterung ist es dagegen in der Regel, wenn etwas Neues die Funktion von etwas Vorhandenem übernimmt (Rn. 38), zum Beispiel ein zweites Waschbecken, eine zusätzliche Dusche, zusätzliche Steckdosen, ein vergrößertes Fenster oder der Wechsel von Einzelöfen auf eine Zentralheizung.

Wesentliche Verbesserung: die Standardhebung

Eine wesentliche Verbesserung liegt erst vor, wenn der Gebrauchswert des Gebäudes insgesamt deutlich steigt. Bei Wohngebäuden prüft das Finanzamt das über vier zentrale Ausstattungsmerkmale (Rn. 13 und 47):

Gehoben ist der Standard, wenn mindestens drei dieser vier Bereiche einen höheren Standard erreichen (Rn. 19), oder zwei Bereiche zusammen mit einer Erweiterung (Rn. 24). Maßstab ist der Zustand, als Sie das Gebäude gekauft oder hergestellt haben, nicht der Zustand vor der Renovierung (Rn. 41). Bei Erbschaft oder Schenkung zählt der Zeitpunkt, zu dem der Vorbesitzer gekauft oder gebaut hat. Wird der Standard kurz nach dem Kauf gehoben, ordnet das BMF die Kosten als Anschaffungskosten ein (Rn. 12). Für Sie wirkt das genauso: Die Kosten gehen in die AfA.

Drei Punkte aus dem neuen Schreiben, die Vermietern helfen:

• Eine Wärmepumpe, Solarthermie oder Fernwärme statt einer Gasheizung, die schon mittlerem Standard entspricht, hebt den Standard allein nicht (Rn. 22).
• Zweifach- gegen Dreifachverglasung zu tauschen, ist keine Hebung (Rn. 23).
• Weniger Energiebedarf allein ist noch keine deutliche Erhöhung des Gebrauchswerts (Rn. 46).

Neu ist auch der Zeitraum für eine Sanierung in Raten: Werden Maßnahmen über mehrere Jahre verteilt, die zusammen den Standard heben, geht das BMF jetzt in der Regel von einem Zusammenhang aus, wenn sie innerhalb von drei Jahren liegen (Rn. 52). Nach dem alten Schreiben von 2003 waren es fünf Jahre. Der kürzere Zeitraum gilt auch für Sanierungen in Raten, die bei Veröffentlichung des neuen Schreibens noch nicht abgeschlossen waren.

Für kleinere Baumaßnahmen gibt es eine Vereinfachung: Betragen die Aufwendungen für die einzelne Baumaßnahme nicht mehr als 4.000 € ohne Umsatzsteuer je Gebäude, werden sie auf Antrag stets als Erhaltungsaufwand behandelt (R 21.1 Abs. 2 EStR, auf die das BMF in Rn. 31 und 40 verweist). Das BMF nennt diese Regel bei Erweiterungen und wesentlichen Verbesserungen, nicht bei der 15-%-Grenze nach dem Kauf. Ob sie in den ersten drei Jahren nach einem Kauf hilft, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Die 15-%-Grenze in den ersten drei Jahren nach dem Kauf

Am häufigsten stolpern Vermieter nach einem Kauf über die anschaffungsnahen Herstellungskosten. Nach § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG gehören Aufwendungen für Instandsetzung und Modernisierung zu den Herstellungskosten, wenn sie

• innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung durchgeführt werden und
• ohne Umsatzsteuer zusammen mehr als 15 % der Anschaffungskosten des Gebäudes betragen.

Was das BMF dazu konkretisiert:

• Die drei Jahre laufen taggenau ab dem Übergang von Besitz, Nutzen und Lasten (Rn. 62).
• Schönheitsreparaturen wie Streichen und Tapezieren zählen mit (Rn. 55).
• Nicht mit zählen Erweiterungen (die sind ohnehin Herstellungskosten) und Erhaltungsarbeiten, die jährlich üblicherweise anfallen, etwa die Wartung der Heizung (Rn. 60).
• Auch versteckte Mängel, die erst nach dem Kauf auffallen, zählen mit (Rn. 57). Nicht mit zählen Schäden, die nachweislich erst nach dem Kauf durch das Verschulden eines Dritten oder zufällig, etwa durch eine Naturkatastrophe, entstanden sind (Rn. 61).
• Wird die Grenze erst im zweiten oder dritten Jahr überschritten, werden die Bescheide der Vorjahre geändert (Rn. 68).
• Bleiben Sie unter 15 %, wird in den ersten drei Jahren nicht zusätzlich geprüft, ob der Standard gehoben wurde (Rn. 77). Ausnahmen gelten bei Gebäuden mit mehreren Wohnungen, wenn sich der Standard einzelner Wohnungen hebt, und wenn die Maßnahme der Beginn einer Sanierung in Raten sein kann.

Die Grenze bezieht sich auf die Anschaffungskosten des Gebäudes, also ohne den Anteil für Grund und Boden.

Rechenbeispiel: Eigentumswohnung mit Renovierung

Beispiel. Alle Zahlen sind frei erfunden. Eine Eigentumswohnung, Baujahr 1978, Übergang von Nutzen und Lasten am 01.07.2024. Anschaffungskosten des Gebäudeanteils einschließlich anteiliger Kaufnebenkosten: 200.000 €. AfA-Satz 2 % (§ 7 Abs. 4 EStG). Die 15-%-Grenze liegt bei 30.000 €, der Dreijahreszeitraum endet am 30.06.2027.

33.500 € liegen über 30.000 €. Mit der Rechnung vom Februar 2026 werden damit alle drei Maßnahmen zu anschaffungsnahen Herstellungskosten, auch die bereits für 2024 und 2025 abgezogenen. Die Bescheide 2024 und 2025 werden geändert. Für die Grenze zählt der Nettobetrag, in die AfA geht bei privaten Vermietern, die keine Vorsteuer abziehen, der Bruttobetrag ein (§ 9b Abs. 1 EStG).

Vereinfacht gerechnet, mit den Kosten jeweils ab Beginn des Jahres, in dem sie angefallen sind (Rn. 68), im Kaufjahr zeitanteilig für 6 Monate:

Als Erhaltungsaufwand wären es in denselben drei Jahren 39.865,00 € für die Renovierung plus 10.000,00 € AfA (2.000 € + 4.000 € + 4.000 €), zusammen 49.865,00 €. Der Unterschied von 38.365,60 € geht nicht verloren, er wirkt sich aber erst in den folgenden Jahren über die AfA aus.

Abwandlung. Hätte das Bad 12.000 € statt 16.000 € netto gekostet, lägen die drei Maßnahmen bei 29.500 € und damit unter der Grenze. Kommt bis zum 30.06.2027 nichts mehr dazu, wären die Beträge in der Regel Erhaltungsaufwand (Rn. 77). Die Badrechnung (14.280 € brutto) könnte nach § 82b EStDV zum Beispiel auf vier Jahre zu je 3.570 € verteilt werden.

Ob eine Maßnahme zeitlich verschoben werden kann, ist eine Frage des Einzelfalls. Eine defekte Heizung im bewohnten Mietobjekt wartet nicht drei Jahre. Planen Sie größere Arbeiten nach einem Kauf deshalb mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie Aufträge vergeben.

Belege von Anfang an richtig sortieren

Für das Finanzamt zählt, was Sie belegen können. Halten Sie je Rechnung fest: Datum, Objekt, Netto- und Bruttobetrag, und ob es sich um Erhaltung, Erweiterung oder eine laufende Wartung handelt. Wartungskosten, die Sie als Betriebskosten umlegen, gehören außerdem in die Nebenkostenabrechnung. Welche das sind, steht in der Liste der umlagefähigen Nebenkosten.

Wer mit einer einzelnen Wohnung anfängt, kann dafür die kostenlose Tabelle für Mieteinnahmen und Ausgaben nutzen.

Für die Steuererklärung 2025 gibt es die Anlage-V-Vorlage für 9,99 €. Ausgaben tragen Sie mit Datum, Objekt und Kategorie ein. Sofort abziehbarer Erhaltungsaufwand landet bei Zeile 55 und 56, verteilter Erhaltungsaufwand bei Zeile 57 bis 72, die AfA-Hilfe rechnet den Satz nach Baujahr und die Monate im Kaufjahr. Ehrlich dazu: Die 15-%-Prüfung nach dem Kauf macht die Vorlage nicht, und den Jahresanteil eines verteilten Erhaltungsaufwands rechnen Sie selbst aus. Liegen anschaffungsnahe Herstellungskosten vor, tragen Sie in der AfA-Hilfe einen eigenen AfA-Betrag ein. Die Datei ist im Format .xlsx, ohne Makros und getestet mit LibreOffice Calc.

Häufige Fragen

Zählt für die 15-%-Grenze der Netto- oder der Bruttobetrag?

Der Nettobetrag. § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG spricht von Aufwendungen „ohne die Umsatzsteuer“. Abgezogen oder abgeschrieben wird bei privaten Vermietern ohne Vorsteuerabzug später aber der Bruttobetrag.

Ist eine neue Heizung immer Erhaltungsaufwand?

Nicht immer, aber oft. Wer eine defekte oder alte Heizung ersetzt, erneuert in der Regel Vorhandenes. Nach dem BMF-Schreiben 2026 hebt auch der Wechsel von einer Gasheizung mittleren Standards zu einer Wärmepumpe den Standard allein nicht (Rn. 22). Anders kann es aussehen, wenn gleichzeitig zwei weitere Bereiche wie Sanitär und Fenster gehoben werden (der Ersatz eines Konstanttemperaturkessels zählt nach Rn. 20 als Hebung im Bereich Heizung), wenn die Heizung schon beim Kauf nicht funktionierte (Rn. 8) oder wenn die 15-%-Grenze nach einem Kauf überschritten ist.

Gilt das neue BMF-Schreiben auch für Maßnahmen vor 2026?

Ja, es ist nach seinem eigenen Wortlaut in allen offenen Fällen anzuwenden. Ob ein Bescheid noch offen ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.