Betriebskostenabrechnung Muster: so ist eine Abrechnung aufgebaut (mit Beispiel)

Ein Muster für die Betriebskostenabrechnung soll zwei Fragen beantworten: Was muss auf der Abrechnung stehen, und wie sieht sie fertig aus? Betriebskostenabrechnung und Nebenkostenabrechnung meinen dabei im Alltag dasselbe. Das Gesetz spricht von Betriebskosten, Mieter und Vermieter sagen meistens Nebenkosten.

Beides finden Sie hier. Zuerst die Bausteine, dann ein vollständig ausgefülltes Muster für eine Wohnung in einem Haus mit drei Wohnungen, mit allen Zahlen bis zur Nachzahlung.

Ob eine Kostenart überhaupt in die Abrechnung darf, klärt die kostenlose Liste der umlagefähigen Nebenkosten (PDF). Die ausführliche Fassung steht im Artikel Umlagefähige Nebenkosten 2025: die vollständige Liste.

Die rechtliche Grundlage in drei Sätzen

Nach § 556 Abs. 1 BGB können Sie mit dem Mieter vereinbaren, dass er die Betriebskosten trägt. Welche Kosten das sein können, zählt § 2 BetrKV auf. Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen, und die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein (§ 556 Abs. 3 BGB).

Ein amtliches Formular gibt es nicht. Sie dürfen die Abrechnung also frei gestalten, solange der Mieter sie nachvollziehen kann.

Diese Angaben gehören in jede Abrechnung

1. Kopf

• Name und Anschrift des Vermieters
• Name des Mieters und die Wohnung (zum Beispiel „EG links“)
• Anschrift des Hauses
• Abrechnungszeitraum, etwa 01.01.2025 – 31.12.2025
• Datum der Abrechnung

2. Gesamtkosten je Kostenart

Für jede Kostenart steht der Betrag, der im Abrechnungszeitraum für das ganze Haus angefallen ist. Also nicht nur der Anteil des Mieters, sondern zuerst die Summe, zum Beispiel „Grundsteuer 620,00 €“.

3. Umlageschlüssel

Zu jeder Kostenart gehört der Schlüssel, nach dem verteilt wird, und die Gesamtgröße dahinter: 201 m² Gesamtfläche, 6 Personen, 3 Wohnungen oder der Gesamtverbrauch laut Ablesung. Ist im Mietvertrag nichts vereinbart, wird nach Wohnfläche verteilt (§ 556a Abs. 1 BGB). Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung, dazu gleich mehr.

4. Anteil des Mieters

Je Kostenart der Betrag, der auf diese Wohnung entfällt, und darunter die Summe.

5. Vorauszahlungen und Ergebnis

Abgezogen werden die Vorauszahlungen, die der Mieter im Zeitraum tatsächlich gezahlt hat. Das Ergebnis weisen Sie klar als Nachzahlung oder Guthaben aus.

6. Hinweise

Ein Satz zur Zahlung (bis wann, auf welches Konto) und der Hinweis, dass der Mieter die Belege einsehen kann. Das Recht auf Belegeinsicht steht in § 556 Abs. 4 BGB.

Muster: Betriebskostenabrechnung für eine Wohnung

Beispiel. Die Zahlen stammen aus den Beispieldaten der VermieterKlar-Vorlage und sind frei erfunden. Haus mit drei Wohnungen (EG links 62 m², EG rechts 58 m², DG 81 m², zusammen 201 m² und 6 Personen), zentrale Heizung mit Warmwasser, 70 % der Heiz- und Warmwasserkosten nach Verbrauch.

Kopf

• Vermieter: Max Beispiel, Musterweg 3, 12345 Musterstadt
• Mieter: Mieter A, Wohnung EG links (62 m², 2 Personen)
• Abrechnungszeitraum: 01.01.2025 – 31.12.2025
• Datum der Abrechnung: 16.11.2026

Aufteilung der Kosten

Ergebnis

Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 30 Tagen. Die Belege können Sie nach Absprache bei mir einsehen.

Zur Rundung: Die Zeilen sind auf volle Cent gerundet. Addiert man die gerundeten Werte, kommt man auf 2.245,30 €, mit den ungerundeten Werten auf 2.245,31 €. Solche Centdifferenzen sind normal. Wichtig ist, dass die Anteile aller drei Wohnungen zusammen wieder die 7.015,00 € ergeben.

Wie die einzelnen Anteile entstehen, rechnen wir im Artikel Nachzahlung oder Guthaben? So berechnen Sie die Nebenkostenabrechnung je Mieter Schritt für Schritt vor. Den Heizkosten-Teil mit 70 % Verbrauch und 30 % Fläche erklärt Heizkosten abrechnen nach 70/30.

Häufige Fehler in selbst gemachten Abrechnungen

• Nur Anteile, keine Gesamtkosten. Der Mieter kann dann nicht nachvollziehen, wie Sie auf seinen Betrag kommen.
• Schlüssel ohne Bezugsgröße. „nach Fläche“ allein reicht nicht, der Mieter muss sehen, durch wie viele Quadratmeter geteilt wurde.
• Kosten, die nicht hineingehören. Reparaturen und Verwaltung sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV keine Betriebskosten. Kabel-TV-Entgelte sind seit dem 01.07.2024 nicht mehr umlagefähig.
• Soll statt Ist bei den Vorauszahlungen. Abgezogen wird, was tatsächlich gezahlt wurde.
• Kein Zeitraum. Ohne Abrechnungszeitraum ist unklar, welches Jahr gemeint ist. Bei einem Ein- oder Auszug im Laufe des Jahres gehört der Zeitraum des einzelnen Mieters dazu, siehe Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel.
• Zu spät. Für 2025 muss die Abrechnung bis 31.12.2026 beim Mieter sein, sonst ist eine Nachzahlung in der Regel ausgeschlossen. Mehr dazu in Nebenkostenabrechnung 2025: Frist 31.12.2026.

Das Muster als Tabelle

Sie können das Muster oben abtippen und für jede Wohnung neu rechnen. Bei mehreren Wohnungen geht das schneller mit einer Tabelle. Die Nebenkostenabrechnung Vorlage für 9,99 € ist genau so aufgebaut wie dieses Beispiel: 17 Kostenarten mit BetrKV-Nummer (einschließlich Nr. 17 „Sonstige Betriebskosten“), 5 Umlageschlüssel per Auswahlliste (Fläche, Personen, Einheiten, Verbrauch Heizung, Verbrauch Warmwasser) und je Wohnung eine Abrechnung mit Vermieter, Anschrift, Abrechnungszeitraum, Datum und Ergebnis als Nachzahlung oder Guthaben. Dazu kommt ein Anschreiben auf einer A4-Seite, das Anteil, Vorauszahlungen und Ergebnis aus der Abrechnung übernimmt: bei einer Nachzahlung mit Bankverbindung und Zahlungsfrist, bei einem Guthaben mit dem Hinweis auf die Überweisung, jeweils mit einem Satz zur Belegeinsicht. Eine Übersicht prüft für bis zu 12 Wohnungen, ob die Kosten vollständig verteilt sind. Zieht jemand im Laufe des Jahres ein oder aus, rechnet die Vorlage tagesgenau und weist Leerstand als Anteil des Vermieters aus. Die Datei ist im Format .xlsx und getestet mit LibreOffice Calc.

Wenn Sie die Abrechnung lieber abgeben: Für 39 € können Sie die Nebenkostenabrechnung erstellen lassen, bis zu 3 Wohnungen, mehr (bis 12) auf Anfrage. Sie bekommen innerhalb von 2 Werktagen nach Eingang vollständiger Angaben je Mieter eine Abrechnung als PDF. Gerechnet wird mit Ihren Angaben, die Umlagefähigkeit laut Mietvertrag prüfen Sie selbst.

Worauf Sie bei einer Vorlage generell achten sollten, steht im Artikel Was eine gute Vorlage können muss.

Häufige Fragen

Ist Betriebskostenabrechnung dasselbe wie Nebenkostenabrechnung?

Im Mietrecht ja. BGB und BetrKV sprechen von Betriebskosten, im Alltag heißt es meist Nebenkosten.

Gibt es ein offizielles Muster?

Nein. Es gibt kein vorgeschriebenes Formular. Die Abrechnung muss aber so aufgebaut sein, dass der Mieter sie nachvollziehen kann: Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil und Abzug der Vorauszahlungen.

Muss ich die Belege mitschicken?

Nein. Der Mieter hat aber das Recht, die Belege einzusehen (§ 556 Abs. 4 BGB). Sie dürfen sie auch elektronisch bereitstellen.

Darf ich die Abrechnung per E-Mail schicken?

§ 556 BGB nennt für die Abrechnung keine bestimmte Form. Entscheidend ist, dass sie rechtzeitig beim Mieter ankommt und Sie das notfalls belegen können. Viele Vermieter schicken sie deshalb zusätzlich per Brief.