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Ein paar Wochen nach dem Versand kommt eine E-Mail vom Mieter mit einem Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung: Er will die Belege sehen und zahlt die Nachzahlung vorerst nicht. Das ist kein Grund zur Sorge, aber ein Grund, sauber vorzugehen. Hier steht, welche Fristen gelten, worauf der Mieter Anspruch hat, wie Sie die Einwände prüfen und wie Sie antworten, an einem Beispiel mit drei typischen Einwänden.
Vorweg: Das ist keine Rechtsberatung. Grundlage sind § 556 BGB, die Betriebskostenverordnung und die zitierten Urteile des Bundesgerichtshofs.
Welche Fristen gelten
| Wer | Frist | Folge | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Vermieter: Abrechnung beim Mieter | 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums | danach keine Nachforderung mehr, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten | § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB |
| Mieter: Einwendungen | 12 Monate nach Zugang der Abrechnung | danach ausgeschlossen, außer der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten | § 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB |
| Vermieter: Antwort auf den Widerspruch | keine gesetzliche Frist | aber: Solange Sie keine Belegeinsicht gewähren, darf der Mieter die Nachzahlung vorerst verweigern | siehe unten |
Für eine Abrechnung 2025, die am 18.11.2026 zugeht, kann der Mieter also bis zum 30.11.2027 Einwendungen erheben. Zahlt der Mieter die Nachzahlung ohne Vorbehalt, ist das noch kein Anerkenntnis der Abrechnung, er kann innerhalb der Frist trotzdem widersprechen (BGH vom 12.01.2011, VIII ZR 296/09). Wann Ihre eigene Abrechnungsfrist endet, steht ausführlich in Nebenkostenabrechnung: Frist für Vermieter.
Der Mieter will die Belege sehen
Der häufigste Teil eines Widerspruchs ist die Bitte um Belegeinsicht. Darauf hat der Mieter Anspruch: Der Vermieter muss auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren, die der Abrechnung zugrunde liegen (§ 556 Abs. 4 BGB). Seit dem 01.01.2025 steht dort außerdem ausdrücklich, dass Sie die Belege elektronisch bereitstellen dürfen, etwa als PDF-Scans per E-Mail oder in einem Download-Ordner (BGBl. 2024 I Nr. 323). Zur alten Fassung ging der BGH grundsätzlich von Einsicht in die Originale aus (BGH vom 15.12.2021, VIII ZR 66/20). Nach der neuen Fassung können Sie die Belege stattdessen elektronisch bereitstellen. Ob der Mieter daneben weiterhin die Originale sehen kann, sagt das Gesetz nicht ausdrücklich, eine eigene Übergangsregel enthält es dafür auch nicht. Wer Streit vermeiden will, schickt die Scans und bietet zusätzlich einen Termin zur Einsicht in die Originale an.
Was zu den Belegen gehört:
- Rechnungen und Verträge zu jeder Kostenart, etwa Versicherungsschein, Grundsteuerbescheid, Rechnung des Gartendienstes
- Zahlungsbelege, also Kontoauszüge, aus denen hervorgeht, dass die Rechnungen bezahlt wurden (BGH vom 09.12.2020, VIII ZR 118/19)
- Verbrauchswerte der anderen Wohnungen, wenn nach Verbrauch abgerechnet wird, etwa die Ablesewerte des Messdienstes für Heizung und Warmwasser (BGH vom 07.02.2018, VIII ZR 189/17)
Solange Sie die Einsicht nicht gewähren, darf der Mieter die Nachforderung vorerst verweigern (BGH, VIII ZR 189/17 und VIII ZR 118/19). Eine Mahnung bringt in dieser Phase nichts. Schneller kommen Sie zu Ihrem Geld, wenn Sie die Belege zügig bereitstellen.
Schritt für Schritt: So gehen Sie mit dem Widerspruch um
- Eingang festhalten. Datum des Widerspruchs notieren, Abrechnung und Zugangsdatum heraussuchen.
- Einwände sortieren. Was betrifft die Form (fehlt der Umlageschlüssel, sind die Gesamtkosten angegeben?), was den Inhalt (ist eine Kostenart umlagefähig, ist sie richtig verteilt?), und was ist nur eine Bitte um Einsicht?
- Jeden Einwand an Belegen prüfen. Rechnung neben die Abrechnung legen. Ist die Kostenart im Mietvertrag vereinbart und in § 2 BetrKV genannt? Stimmen Betrag, Zeitraum und Schlüssel?
- Belege bereitstellen. Scans der angefragten Rechnungen und Zahlungsnachweise schicken oder einen Termin zur Einsicht anbieten.
- Schriftlich antworten. Berechtigte Einwände korrigieren und eine korrigierte Abrechnung schicken. Unberechtigte Einwände kurz und sachlich mit Begründung zurückweisen.
- Alle Wohnungen prüfen. Betrifft ein Fehler eine Kostenart, die auf alle Mieter verteilt wurde, ist auch deren Abrechnung falsch.
Eine Korrektur zugunsten des Mieters ist jederzeit möglich. Eine Korrektur zu Ihren Gunsten, etwa eine vergessene Rechnung, nach Ablauf Ihrer Abrechnungsfrist dagegen nicht mehr, weil eine höhere Nachforderung dann ausgeschlossen ist (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).
Beispiel: drei Einwände gegen eine Abrechnung
Beispiel. Alle Zahlen sind frei erfunden und stammen aus dem Muster einer Betriebskostenabrechnung. Ein Haus mit drei Wohnungen und 201 m². Die Wohnung EG links (62 m²) hat für 2025 einen Kostenanteil von 2.245,31 € und Vorauszahlungen von 2.160,00 €, die Nachzahlung beträgt 85,31 €. Die Abrechnung geht am 18.11.2026 zu. Am 10.12.2026 widerspricht der Mieter per E-Mail mit drei Punkten:
| Einwand des Mieters | Prüfung | Ergebnis |
|---|---|---|
| In den Versicherungskosten von 610 € ist eine Rechtsschutzversicherung enthalten. | Der Versicherungsschein zeigt 130 € für eine Vermieter-Rechtsschutzversicherung. Umlagefähig sind Sach- und Haftpflichtversicherungen für das Gebäude (§ 2 Nr. 13 BetrKV), eine Rechtsschutzversicherung gehört nicht dazu. | berechtigt, 130 € herausnehmen |
| Der Heizverbrauch von 5.800 Einheiten ist zu hoch, ich möchte die Ablesewerte der anderen Wohnungen sehen. | Anspruch auf Einsicht besteht (BGH, VIII ZR 189/17). Die Abrechnung des Messdienstes mit allen Werten wird als PDF geschickt. | Einsicht gewährt, Abrechnung bleibt |
| Die Grundsteuer darf nicht auf Mieter umgelegt werden. | Die Grundsteuer ist eine umlagefähige Betriebskostenart (§ 2 Nr. 1 BetrKV) und im Mietvertrag vereinbart. | unbegründet |
Korrektur. Statt 610 € werden 480 € Versicherungskosten nach Fläche verteilt. Der Anteil von EG links sinkt um 130 € × 62/201 = 40,10 €.
| vorher | korrigiert | |
|---|---|---|
| Kostenanteil EG links | 2.245,31 € | 2.205,21 € |
| Vorauszahlungen | 2.160,00 € | 2.160,00 € |
| Nachzahlung | 85,31 € | 45,21 € |
Die anderen Wohnungen bekommen ebenfalls eine Korrektur: EG rechts (58 m²) zahlt 37,51 € weniger, das DG (81 m²) 52,39 € weniger. Zusammen sind das wieder die 130 €.
Die Antwort an den Mieter enthält dann:
- Dank für den Hinweis, Bezug auf den Widerspruch vom 10.12.2026
- Punkt 1: berechtigt, die korrigierte Abrechnung liegt bei, neue Nachzahlung 45,21 €
- Punkt 2: die Abrechnung des Messdienstes mit den Werten aller Wohnungen als Anlage, Angebot, die Originale nach Absprache einzusehen
- Punkt 3: kurze Begründung mit § 2 Nr. 1 BetrKV und der Stelle im Mietvertrag
- neues Zahlungsziel für die korrigierte Nachzahlung
Wenn sich der Streit nicht klären lässt
Bleibt der Mieter bei seinem Einwand und zahlt nicht, können Sie die Nachforderung einklagen. Sie verjährt in der regelmäßigen Frist von drei Jahren. Die Frist beginnt in der Regel mit dem Ende des Jahres, in dem dem Mieter die Abrechnung zugegangen ist (§§ 195, 199 BGB). Bei kleinen Beträgen lohnt vorher oft ein Gespräch oder die Beratung durch einen Vermieterverein.
Die beste Vorbeugung ist eine Abrechnung, die nur umlagefähige Kosten enthält, die Gesamtkosten und den Schlüssel je Kostenart zeigt und von Anfang an auf die Belege verweist. Welche Kosten dazu gehören, steht in Umlagefähige Nebenkosten 2025: die vollständige Liste. Kosten, die Sie nicht umlegen dürfen, wie die Rechtsschutzversicherung im Beispiel, tragen Sie selbst. Steuerlich sind sie in der Regel trotzdem Werbungskosten, siehe Werbungskosten bei Vermietung.
Die Nebenkostenabrechnung Vorlage für 9,99 € verteilt 17 Kostenarten mit 5 Umlageschlüsseln auf 1 bis 12 Wohnungen und erstellt je Mieter ein Anschreiben mit Hinweis auf die Belegeinsicht nach § 556 Abs. 4 BGB. Müssen Sie nach einem Widerspruch korrigieren, ändern Sie den Betrag der Kostenart einmal, und alle Anteile werden neu gerechnet.
Das Bild zeigt das Anschreiben aus dem Ausgangsbeispiel vor der Korrektur (Nachzahlung 85,31 €). Mit 480 € Versicherung zeigt dieselbe Vorlage 2.205,21 € Anteil und 45,21 € Nachzahlung (nachgerechnet mit LibreOffice Calc).
Wenn Sie die Abrechnung lieber abgeben: Für 39 € können Sie die Nebenkostenabrechnung erstellen lassen, bis zu 3 Wohnungen, mehr (bis 12) auf Anfrage. Sie bekommen innerhalb von 2 Werktagen nach Eingang vollständiger Angaben je Mieter eine Abrechnung als PDF. Gerechnet wird mit Ihren Angaben, die Umlagefähigkeit laut Mietvertrag prüfen Sie selbst.
Häufige Fragen
Wie lange hat der Mieter Zeit für einen Widerspruch?
Bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Bei Zugang im November 2026 also bis zum 30.11.2027.
Muss ich dem Mieter Kopien der Belege schicken?
Nach § 556 Abs. 4 BGB müssen Sie Einsicht gewähren, und Sie dürfen die Belege elektronisch bereitstellen. Einen Anspruch auf Papierkopien nennt die Vorschrift nicht. Für frühere Abrechnungen hatte der BGH bei preisfreiem Wohnraum einen solchen Anspruch grundsätzlich verneint (VIII ZR 78/05). Scans per E-Mail sind meist der schnellste Weg für beide Seiten.
Darf der Mieter die Nachzahlung zurückhalten?
Solange Sie eine verlangte Belegeinsicht nicht gewähren, ja (BGH, VIII ZR 189/17). Ist die Einsicht gewährt, entfällt dieser Grund. Bleibt ein Posten streitig, entscheidet im Zweifel das Gericht.
