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Die Liste der umlagefähigen Nebenkosten steht in der Betriebskostenverordnung (BetrKV): Sie legt fest, welche Kosten Sie in der Nebenkostenabrechnung für 2025 überhaupt auf Ihre Mieter umlegen dürfen. In § 2 zählt sie genau 17 Kostenarten auf. Was dort nicht auftaucht oder nicht im Mietvertrag vereinbart ist, bleibt beim Vermieter.
Auf dieser Seite finden Sie die umlagefähigen Nebenkosten als Liste, jeweils kurz erklärt, und darunter die Posten, die regelmäßig für Streit sorgen, weil sie eben nicht umlagefähig sind.
Wenn Sie die Liste lieber ausdrucken und neben Ihren Mietvertrag legen möchten: Es gibt sie als kostenloses PDF mit Kästchen zum Abhaken (3 Seiten, A4).
Die Grundregel: Gesetz und Mietvertrag
Zwei Dinge müssen zusammenkommen, damit Sie eine Kostenart abrechnen dürfen:
- Die Kostenart muss eine Betriebskostenart sein. Betriebskosten sind nach § 1 Abs. 1 BetrKV Kosten, die durch das Eigentum am Grundstück oder durch den Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Welche das sind, zählt § 2 BetrKV auf.
- Die Umlage muss im Mietvertrag vereinbart sein. § 556 Abs. 1 BGB erlaubt, dass der Mieter die Betriebskosten trägt, aber eben nur, wenn das vereinbart ist.
Den Wortlaut finden Sie auf gesetze-im-internet.de: § 1 BetrKV, § 2 BetrKV und § 556 BGB.
Die 17 umlagefähigen Kostenarten nach § 2 BetrKV
1. Öffentliche Lasten des Grundstücks
Vor allem die Grundsteuer, so wie sie im Bescheid der Gemeinde steht.
2. Wasserversorgung
Wasserverbrauch, Grundgebühren, Miete und Eichung der Wasserzähler, die Kosten für Berechnung und Aufteilung sowie der Betrieb einer hauseigenen Wasserversorgungs- oder Aufbereitungsanlage.
3. Entwässerung
Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung, also in der Regel die Abwassergebühren, außerdem der Betrieb einer nicht öffentlichen Entwässerungsanlage oder einer Entwässerungspumpe.
4. Heizung
Brennstoff und Lieferung, Betriebsstrom, Wartung, Reinigung, Immissionsschutzmessung und die Verbrauchserfassung samt Abrechnung. Dazu zählen auch Fernwärme oder die Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten.
5. Warmwasser
Betrieb einer zentralen Warmwasseranlage, gewerbliche Lieferung von Warmwasser oder die Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten.
6. Verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen
Liefert eine Anlage beides, werden die Kosten wie bei Nr. 4 und Nr. 2 angesetzt, soweit sie dort nicht schon erfasst sind.
7. Aufzug
Betriebsstrom, Beaufsichtigung, Pflege, regelmäßige Prüfung der Betriebssicherheit und Reinigung der Anlage.
8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
Gebühren für Straßenreinigung und Müllabfuhr oder entsprechende private Dienste, außerdem Müllschlucker, Müllkompressoren und Müllmengenerfassung.
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
Reinigung der gemeinsam genutzten Flächen wie Flure, Treppen, Keller, Waschküche und Aufzugskabine sowie die Bekämpfung von Ungeziefer.
10. Gartenpflege
Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich neuer Pflanzen, Pflege von Spielplätzen (auch neuer Sand) sowie von nicht öffentlichen Plätzen, Zugängen und Zufahrten.
11. Beleuchtung
Strom für die Außenbeleuchtung und die gemeinsam genutzten Gebäudeteile, oft „Allgemeinstrom“ genannt.
12. Schornsteinreinigung
Kehrgebühren nach der Gebührenordnung, soweit sie nicht schon bei der Heizung abgerechnet sind.
13. Sach- und Haftpflichtversicherung
Gebäudeversicherung gegen Feuer, Sturm, Wasser und Elementarschäden, Glasversicherung sowie Haftpflicht für Gebäude, Öltank und Aufzug.
14. Hauswart
Lohn und Sozialbeiträge für den Hauswart, aber nicht für Reparaturen, Schönheitsreparaturen oder Verwaltungsarbeiten. Was schon unter einer anderen Nummer abgerechnet wird, darf hier nicht noch einmal auftauchen.
15. Antenne, Breitband und Glasfaser
Hier hat sich etwas geändert: Bei einer Gemeinschaftsantenne oder einer Breitband-Verteilanlage sind nur noch der Betriebsstrom und (bei der Antenne) die regelmäßige Prüfung umlagefähig. Kabel-TV-Entgelte und Grundgebühren für Breitbandanschlüsse waren nur bis zum 30.06.2024 umlagefähig. Für die Abrechnung 2025 fallen sie also komplett heraus. Für eine Glasfaser-Verteilanlage im Gebäude gibt es eine eigene Regel mit Bereitstellungsentgelt nach § 72 TKG.
16. Einrichtungen für die Wäschepflege
Gemeinschaftswaschmaschine und Trockner: Betriebsstrom, Pflege, Reinigung, Prüfung und das Wasser dafür, soweit es nicht schon unter Nr. 2 erfasst ist.
17. Sonstige Betriebskosten
Laufende Kosten im Sinne von § 1 BetrKV, die unter Nr. 1 bis 16 nicht vorkommen, zum Beispiel die regelmäßige Wartung von Rauchwarnmeldern. Diese Posten sollten im Mietvertrag einzeln genannt sein.
Was nicht umlagefähig ist
§ 1 Abs. 2 BetrKV schließt zwei große Gruppen ausdrücklich aus:
- Verwaltungskosten: Hausverwaltung, Aufsicht, Ihre eigene Verwaltungsarbeit, Prüfung des Jahresabschlusses.
- Instandhaltung und Instandsetzung: Reparaturen und die Beseitigung von Mängeln, etwa der Tausch einer defekten Heizungspumpe.
Aus der Praxis kommen weitere Posten dazu, die in Abrechnungen immer wieder auftauchen und dort nicht hingehören:
- Bank- und Kontoführungsgebühren für das Mietkonto. Sie zählen zur Verwaltung.
- Kosten für leer stehende Wohnungen. Den Anteil, der auf eine leere Wohnung entfällt, tragen Sie selbst, nicht die übrigen Mieter.
- Rücklagen und einmalige Ausgaben. Eine Instandhaltungsrücklage entsteht nicht „laufend“ im Sinne von § 1 BetrKV.
- Kabel-TV ab dem 01.07.2024, siehe Nr. 15.
Gut zu wissen: Eigenleistung
Mähen Sie den Rasen selbst oder putzen Sie das Treppenhaus, dürfen Sie nach § 1 Abs. 1 BetrKV den Betrag ansetzen, den eine Fachfirma für die gleiche Leistung verlangen würde, allerdings ohne Umsatzsteuer. Am besten halten Sie fest, wann Sie was gemacht haben, und holen sich einen Vergleichspreis.
So nutzen Sie die Liste für Ihre Abrechnung
Legen Sie Ihren Mietvertrag neben die Liste und gehen Sie die 17 Nummern durch. Haken Sie ab, was vereinbart ist und tatsächlich angefallen ist. Danach sammeln Sie die Belege für genau diese Posten. Wie Sie die Kosten anschließend auf die Wohnungen verteilen, steht im Artikel Nachzahlung oder Guthaben? So berechnen Sie die Nebenkostenabrechnung je Mieter. Bis wann die Abrechnung 2025 beim Mieter sein muss, lesen Sie in Nebenkostenabrechnung 2025: Frist 31.12.2026.
Wenn Sie die Rechnerei nicht von Hand machen möchten: Die Nebenkostenabrechnung Vorlage für 9,99 € enthält 17 Kostenarten mit BetrKV-Nummer, darunter Nr. 17 „Sonstige Betriebskosten“ für Posten, die im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart sind. Sie verteilt die Kosten für 1 bis 12 Wohnungen, rechnet einen Mieterwechsel tagesgenau und zeigt je Mieter Nachzahlung oder Guthaben. Worauf es bei einer Vorlage generell ankommt, steht in Nebenkostenabrechnung Vorlage kostenlos? Was eine gute Vorlage können muss.
Häufige Fragen
Wie viele umlagefähige Nebenkosten gibt es?
§ 2 BetrKV nennt 17 Kostenarten. Die 17. Nummer („sonstige Betriebskosten“) ist eine Sammelposition für laufende Kosten, die unter Nr. 1 bis 16 nicht passen.
Darf ich Kabelgebühren 2025 noch umlegen?
Nein. Kabel-TV-Entgelte waren nur bis zum 30.06.2024 umlagefähig. Umlagefähig bleiben bei einer Gemeinschaftsantenne der Betriebsstrom und die regelmäßige Prüfung.
Darf ich alles aus § 2 BetrKV abrechnen, auch wenn es nicht im Mietvertrag steht?
Nein. Umlegen dürfen Sie nur, was im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB).
Sind Reparaturen umlagefähig?
Nein. Instandhaltung und Instandsetzung sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV keine Betriebskosten. Die Wartung einer Anlage kann dagegen umlagefähig sein, etwa bei Heizung oder Aufzug.
